Bài viết

Cài đặt và sử dụng phần mềm SuiteCRM

Thêtiêu

MỤC LỤC: Nội dung bài viết 

• 1. SuiteCRM là gì?
• 2. Hướng dẫn cài đặt
• 3. Việt hóa SuiteCRM
• 4. Phân quyền cơ bản trong SuiteCRM
• 5. Cài đặt Sale Stages - Giai đoạn kinh doanh
• 6. Hướng dẫn gửi mail tự động
• 7. Fix lỗi Inbond email cannot fuction trên Xampp
• 8. Tạo phễu Opt-in thu thập lead
• 9. Tạo báo cáo
• 9.1. Báo cáo hiệu suất cuộc gọi
• 9.2. Báo cáo từng giai đoạn bán hàng
• 9.3. Báo cáo thống kê doanh thu

1. Suitecrm là gì?

SuiteCRM là một ứng dụng Quản lý quan hệ khách hàng mã nguồn mở miễn phí. SuiteCRM thường được sử dụng để thay thế cho phần mềm CRM độc quyền từ các tập đoàn lớn như Salesforce và các ứng dụng Microsoft Dynamics CRM. SuiteCRM là phần mềm thứ 3 của hệ thống quản lý quan hệ khách hàng phổ biến từ SugarCRM. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp lại cách cài đặt và sử dụng một số chức năng cơ bản của phần mềm SuiteCRM .

2. Hướng dẫn cài đặt

Bước 1 : truy cập vào trang chủ https://suitecrm.com/ , click vào nút Download góc trái màn hình

Bước 2 : Chọn phiên bản mình muốn download

Bước 3 : Tải và cài đặt Xampp tại link : 

https://www.apachefriends.org/download.html

Bước 4 : Copy files của Suitecrm đã tải vào thư mục xampp/docs và giải nén

Bước 5 : Bật xampp-control.exe và đây là giao diện

Bước 6 : Start Apache và MySQL , sẽ hiện lên localhost của Suitecrm

3. Việt hóa SuiteCRM

Không phải ai cũng thành thạo Tiếng Anh, thậm chí có một số người còn cảm thấy khó chịu khi "muốc đọc mà chả hiểu gì" nên Việt hóa là nhu cầu tất yếu khi bạn sử dụng bất kì phần mềm mã nguồn mở nào.

Bước 1: Vào Admin, chọn module loader

Bước 2: Tải file tiếng việt của SuiteCRM  tại đây

Bước 3: Upload file vừa tải

Sau đó nhấn INSTALL

Nhấn tiếp Commit

Bước 4: Đi đến  Admin => Repair => Quick Repair and Rebuild.
Bước 5: Logout

Bước 6:  Đăng nhập lại và chọn Tiếng Việt

Bước 7: Hoàn thành mục việt hóa phần mềm SuiteCRM

4. Hướng dẫn phân quyền cơ bản trong SuiteCRM

Video demo tham khảo: https://youtu.be/7jVsIKoND-8

Bất kì một hệ thống CRM hay hệ quản trị nào khác cần có chức năng phân quyền bởi lẽ một hệ thống thì nhiều người dùng chứ không thể nào mà một người có thể tự vận hành một hệ thống cả. Đối với hệ thống SuiteCRM người dùng có thể là Marketing Executive, Sale Exucutive, nhân viên, giám đốc… Một nhân viên thì không thể nào truy cập những mục của giám đốc để thấy những thông tin mật của công ty được, vì thế việc phân quyền là khá cần thiết.

Ví dụ:

Một công ty sử dụng CRM có yêu cầu phân quyền như sau:

– Giám đốc: có thể tương tác với toàn bộ dữ liệu

– Trưởng phòng có thể xem, thêm, xóa, sửa toàn dữ liệu của phòng ban mình quản lý

Phân quyền truy cập:

•  Trưởng phòng sale: chỉ thấy những mục như Lead, account, contact, opportunities…
•  Trưởng phòng marketing: chỉ thấy những mục như campain,, target, target list, …
•  Trưởng phòng CSKH: chỉ thấy những mục như meeting, leads, account…

– Nhân viên: chỉ có thế tác động đến dữ liệu của chính mình

Bắt đầu phân quyền

Bước 1: Đăng nhập vào SuiteCRM .

Bước 2: Vào SuiteCRM => Chọn Admin => User Management.

Bước 3: Tiến hành tạo thông tin user bằng cách chọn Create New User, sau đó nhập thông tin user cần tạo như hình.

Sau khi nhập thông tin xong thì thiết lập tài khoản cho user. Ta chọn password => nhập password => Sau đó chọn Save.

Thực hiện tương tự cho những user khác, sau khi tạo xong ta được danh sách users như hình.

Bước 4:

Ta tiến hành phân quyền cho những user vừa tạo ở trên.

Đầu tiên bạn phân quyền cho Giám đốc.

Bạn chọn Role Management => Chọn Create Role => Nhập thông tin(Name, Description) và thiết lập quyền cho Giám đốc. Vì Giám đốc được quyền thấy toàn bộ dữ liệu nên ta thiết lập “All” cho tất cả các mục.

Tương tự  ta thực hiện cho Trưởng phòng Sales, Trưởng phòng Marketing, Trưởng phòng CSKH, nhưng đối với các trưởng phòng họ chỉ thấy được dữ liệu phòng ban của họ và phân quyền thêm, sữa, xóa là group để có thể sữa chữa dữ liệu phòng ban mình.

Đối với trưởng phòng ta thiết lập phân quyền dữ liệu (view), phân quyền thao tác (thêm, sửa, xóa) là “group” để chỉ có thể xem, sửa dữ liệu của phòng ban mình.

Phân quyền truy cập:

+Trưởng phòng sales: chỉ thấy những mục như Lead, account, contact, oppotunities…

 Đối với Trưởng phòng marketing chỉ thấy những mục như campain, target, target list,…

Tương tự ta tiến hành phân quyền cho nhân viên sale và nhân viên marketing như kịch bản

Đối với nhân viên, phân quyền access tương tự trưởng phòng, nhưng phân quyền thao tác (xem, xóa, sửa) là set owner: chỉ được sửa dữ liệu do mình quản lí.

Bước 5: Ta thực hiện phân nhóm

Ta chọn Security Groups => Create a Security Groups => Nhập thông tin group cần tạo => Gán user cho Group.

Sau đó ta sẽ ta gán chức vụ cho các thành viên trong group vừa tạo.

Các group khác thực hiện tương tự.

Bước 6: Kết quả thu được khi phân quyền, phân nhóm

5. Cài đặt pipeline stages (sales stages-Giai đoạn kinh doanh )

Link video demo: https://youtu.be/b7wjCd_LSP0

Bước 1: Vào Admin => Chọn Studio

Bước 2: Tiếp theo chọn Opportunities => chọn sales_stage => chọn EDIT.

Bước 3: Ta tiến hành nhập Item Name và Display Label.

Bước 4: Ta tiến hành kiểm tra. Bằng cách tạo một cơ hội => Kết quả cho thấy  mục Giai đoạn bán hàng đã có thêm (tư vấn , dùng thử, nhận phản hồi, chốt sale, hủy đơn hàng).

Khi thêm Dashlets đường ống báo cáo doanh thu theo giai đoạn bán hàng,  ta thấy các giai đoạn vừa thêm vào đã xuất hiện.

6. Hướng dẫn cơ bản gửi mail tự động SuiteCRM

Bước 1: Vào MARKETING => Mục tiêu – danh sách

Sau đó sẽ hiện lên một loạt danh sách các đối tượng mà ta cần thực hiện (dữ liệu được chuẩn bị trước).

Bước 2: Chọn Tạo danh sách đối tượng => Sau đó tiến hành nhập dữ liệu (Tên, Loại, Mô tả) => Lưu.

Tiếp theo ta tạo Đầu mối => Chọn người gửi và người nhận.

Bước 3: Sau khi tạo ‘đầu mối’ xong ta bắt đầu tạo chiến dịch.

Bước 4: Nhập thông tin chiến dịch cần thực hiện

Bước 5: Chọn tên chiến dịch (dữ liệu chuẩn bị trước).

Bước 6: Chọn mẫu email cần thực hiện.

Bước 7: Ta nhập tên email, cài đặt ngày và thiết lập giờ cho email gửi đi.

Bước 8: Chon Gửi email theo lịch trình và Kết thúc chiến dịch.

Email khách hàng nhận được khi chiến dịch gửi đến.

7. Fix lỗi Inbound Email cannot function without the IMAP c-client libraries enabled/compiled SuiteCRM trên xampp.

Khi tạo một chiến dịch tiếp thị trong SuiteCRM, tôi gặp vấn đề với IMAP – PHP trên máy chủ web của mình: “Inbound Email cannot function without the IMAP c-client libraries enabled/compiled“.

Đầu tiên các bạn mở file php.ini trong xampp.

Trong file php.ini các bạn Ctrl + F , tìm khóa : “php_imap” , rồi bỏ dấu “;” trước dòng đó là xong .

8. Tạo phễu Opt-in thu thập lead từ website vào hệ thống SuiteCRM

Phễu Opt-in là phễu mở đầu trong 5 phễu của dân kinh doanh, nó giúp chúng ta có được một danh sách khách hàng chất lượng bởi chỉ có những người có nhu cầu thực sự đối với sản phẩm, dịch vụ thì họ mới điền vào form này. Để có được danh sách hàng triệu email khách hàng hàng thì rất dễ trên mạng có rất nhiều. Nhưng nếu bạn muốn có một danh sách các khách hàng thực sự tiềm năng thì việc biết cách tạo form opt-in lọc khách hàng tiềm năng đưa vào hệ thống CRM để chăm sóc là điều cần thiết.

Các bạn có thể dễ thấy mấy cái form này khi vào một web nào đó. Ví dụ đây là một phễu opt-in mình đã tạo bằng Getrespone để chăm sóc khách hàng bằng hệ thống email marketing automation.

Nói cho đơn giản thì nó thực chất là cái form để xin thông tin của khách hàng như Tên, email… để mình có được danh sách khách hàng tiềm năng từ đó xây dựng nên hệ thống tự động hóa các quy trình marketing, sale, chăm sóc khách hàng…Nếu bạn xây dựng được hệ thống này một cách tối ưu và hiệu quả thì bạn chẳng cần mất tí thời gian nào để chăm sóc khách hàng, thậm chí bạn cũng chẳng biết họ là ai nhưng họ vẫn tự tìm đến mô hình bạn đã vẽ ra sẵn và mua hàng thôi bởi vì tất cả việc marketing, chăm sóc khách hàng đã được hệ thống tự động làm . Trong hướng dẫn, mình tạo form kết nối lead từ website vào hệ thống SuiteCRM. Trong các phần mềm email marketing như mailchimp, getrrespone… cũng có thể tạo form được.

Bước 1: Chọn Marketing => Campaigns

Bước 2: Ta tiến hành tạo form . Bằng cách chọn Create Person Form => Kéo thả dữ liệu cần tạo from > Sau đó nhấn NEXT

Bước 3: Nhập thông tin về tên form, mô tả form, chọn tên chiến dịch…  => Chọn GENERATE FORM

Ta được FORM Đăng kí nhận bản tin

Bước 4: Sau khi tạo form xong ta được một mã code HTML.

Tiếp theo, ta tiến hành copy toàn bộ mã code HTML của SuiteCRM vào trang web của mình => Chọn Save changes => Chọn Update.

Bước 5: Ta reload lại Trang Web của mình và được kết quả như hình.

9. Tạo Báo Cáo

9.1. Báo cáo 1: Báo cáo hiệu suất cuộc gọi của nhân viên CSKH 

Cấu hình:

Chỉnh mục Conditions để lọc các nhân viên CSKH

Bạn có thể thiết lập Chart để có báo cáo trực quan hơn

Kết quả:.

9.2. Báo cáo 2: Báo cáo từng giai đoạn bán hàng đang có những cơ hội nào theo một nguồn lead chỉ định.

Cấu hình:

Thiết lập mục Condition

 -Dòng 1 ý nghĩa là loại trừ giai đoạn “prospecting” ra khỏi báo cáo

-Dòng 2 ý là để chọn nguồn lead chỉ định

Kết quả:

9.3. Báo cáo 3: Báo cáo Thống kê doanh thu theo khách hàng

Cấu hình:

Kết quả:

HẾT

Trên đây là hướng dẫn cài đặt và sử dụng cơ bản phần mềm SuiteCRM.